13 Loại Chi Phí Khi Thuê Văn Phòng Cần Phải Nắm Hiện Nay
Khi tìm kiếm không gian văn phòng để thuê, chi phí luôn là một trong những yếu tố được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, không chỉ có tiền thuê mặt bằng là chi phí duy nhất mà các doanh nghiệp cần phải tính toán. Trên thực tế, chi phí thuê văn phòng bao gồm nhiều khoản khác nhau, và việc hiểu rõ các loại chi phí này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thuê văn phòng hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất cho ngân sách công ty. Trong bài viết này, Nhà đất Đại Bàng sẽ giúp bạn khám phá các loại chi phí thuê văn phòng mà bạn cần lưu ý.
Các loại chi phí thuê văn phòng, mặt bằng hiện nay
Việc thuê văn phòng không chỉ đơn thuần là chi phí thuê mặt bằng mà còn bao gồm các khoản chi phí khác nhau, từ những khoản chi phí cố định cho đến các khoản phát sinh trong quá trình sử dụng. Cùng điểm qua các nhóm chi phí chính mà bạn cần biết khi thuê văn phòng:
A. Chi phí cố định
Chi phí cố định là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả hàng tháng mà không thay đổi theo mức độ sử dụng văn phòng. Các khoản chi phí này thường xuyên và được tính đều đặn theo hợp đồng.
Các dịch vụ cho toà nhà
- Tiền thuê văn phòng: Đây là khoản chi phí cơ bản mà doanh nghiệp phải trả cho chủ tòa nhà. Mức giá thuê văn phòng được tính dựa trên diện tích sử dụng, thường được tính theo m² và thanh toán theo kỳ (quý hoặc năm). Đây là chi phí lớn nhất trong tổng chi phí thuê văn phòng, nên việc đàm phán giá thuê hợp lý là rất quan trọng.
- Phí dịch vụ: Phí dịch vụ là khoản chi phí doanh nghiệp trả cho các tiện ích và dịch vụ mà tòa nhà cung cấp. Các dịch vụ này có thể bao gồm: lễ tân, an ninh, vệ sinh công cộng, điện nước cho khu vực chung, hệ thống điều hòa, thang máy, v.v. Tuy nhiên, không phải tất cả các dịch vụ đều bao gồm trong phí dịch vụ, như tiền điện sử dụng riêng trong văn phòng hoặc phí đỗ xe.
- Thuế VAT: Thuế VAT là một khoản phí mà các doanh nghiệp phải trả cho nhà nước khi thuê mặt bằng văn phòng. Mức thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng hiện tại là 10%. Doanh nghiệp cần tính toán chính xác chi phí VAT vào ngân sách.
B. Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng
Chi phí biến đổi là những khoản chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ sử dụng thực tế của doanh nghiệp, bao gồm các dịch vụ và tài nguyên mà bạn sử dụng trong văn phòng.
- Tiền điện điều hòa: Các tòa nhà văn phòng hạng A và hạng B thường bao gồm tiền điện điều hòa trong phí dịch vụ, nhưng đối với các tòa nhà hạng C, khoản chi phí này có thể được tính riêng theo mức sử dụng. Chi phí này thường dao động từ 1-1,5 USD/m²/tháng.
- Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng: Ngoài chi phí điều hòa, các doanh nghiệp phải trả tiền điện cho việc sử dụng thiết bị trong văn phòng như máy tính, đèn chiếu sáng, các thiết bị điện khác.
- Phí đỗ ô tô, xe máy: Một số tòa nhà có chính sách miễn phí chỗ đỗ xe, tuy nhiên, nhiều tòa nhà lại tính phí cho việc đỗ xe. Đây là khoản chi phí mà bạn cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn văn phòng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có lượng xe lớn.
Chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ sử dụng thực tế của doanh nghiệp
C. Chi phí bất thường
Chi phí bất thường là những khoản chi phí phát sinh ngoài dự tính, thường xuất hiện khi có thay đổi trong nhu cầu sử dụng văn phòng hoặc các sự kiện bất ngờ.
- Phí làm ngoài giờ: Khi doanh nghiệp làm việc ngoài giờ, có thể phát sinh các khoản chi phí như tiền điện cho khu vực công cộng, tiền lương của nhân viên làm việc ngoài giờ, tiền điện điều hòa trung tâm, v.v. Một số tòa nhà áp dụng phí ngoài giờ, với cách tính dựa trên diện tích thuê hoặc số giờ sử dụng.
D. Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
Có những khoản chi phí được trả một lần trong suốt thời gian thuê văn phòng, thường liên quan đến các công việc chuẩn bị ban đầu hoặc khi kết thúc hợp đồng thuê.
- Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất: Trong quá trình thi công nội thất, các chủ tòa nhà sẽ thu phí dịch vụ, dù miễn phí tiền thuê. Phí dịch vụ này có thể dao động từ 3 USD đến 7 USD/m²/tháng tùy thuộc vào loại tòa nhà. Đây là chi phí không thể tránh khỏi trong giai đoạn thiết lập văn phòng.
- Chi phí hoàn trả mặt bằng: Theo quy định của hợp đồng thuê, khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp phải trả chi phí hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu. Các khoản chi này bao gồm việc phá dỡ các vách ngăn, dọn dẹp và sửa chữa những thay đổi mà doanh nghiệp đã thực hiện trong suốt thời gian thuê.
E. Quy định trong hợp đồng ảnh hưởng đến chi phí thuê
Ngoài các chi phí trên, các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng cũng có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí mà doanh nghiệp phải trả.
- Xác định diện tích phải trả tiền: Các tòa nhà văn phòng hạng A, B, C thường tính phí theo diện tích sử dụng thực tế. Tuy nhiên, diện tích này có thể được đo theo các phương pháp khác nhau, như đo theo thông thủy, đo theo tim tường, hoặc đo theo mép ngoài của tường. Đây là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi ký hợp đồng thuê.
- Ảnh hưởng của tỷ giá đến số tiền thuê: Một số tòa nhà cho thuê văn phòng tính tiền thuê và phí dịch vụ bằng USD, nhưng lại quy đổi sang VNĐ khi thanh toán. Điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp nếu tỷ giá USD/VNĐ thay đổi trong quá trình thuê.
- Điều chỉnh đơn giá thuê: Hầu hết các hợp đồng thuê có quy định điều chỉnh giá thuê sau một khoảng thời gian nhất định, thông thường là sau 2 năm. Tuy nhiên, việc điều chỉnh giá thuê không phải lúc nào cũng thực hiện vì sự ảnh hưởng đến các khách thuê khác trong tòa nhà.
Giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh tùy theo số năm
F. Các chi phí khác
- Chi phí bảo hiểm thuê văn phòng: Cuối cùng, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc đến việc bảo hiểm cho tài sản văn phòng của mình. Các rủi ro như hỏa hoạn, mất mát tài sản có thể được bảo hiểm bồi thường, giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản và hoạt động kinh doanh của mình. Các loại bảo hiểm văn phòng phổ biến có thể bao gồm bảo hiểm tài sản, bảo hiểm gián đoạn kinh doanh, bảo hiểm trách nhiệm cộng đồng, và bảo hiểm trách nhiệm người thuê.
Kết luận
Như vậy, chi phí thuê văn phòng không chỉ đơn thuần là tiền thuê mặt bằng mà còn bao gồm rất nhiều khoản chi phí khác nhau. Để quản lý chi phí hiệu quả và đảm bảo ngân sách hoạt động của doanh nghiệp, bạn cần phải hiểu rõ các khoản chi phí này và lập kế hoạch tài chính hợp lý. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tốt hơn trong việc thuê văn phòng cho doanh nghiệp của mình.
Nếu bạn đang tìm kiếm không gian văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp của mình, đừng bỏ qua cơ hội tuyệt vời từ Nhà đất Đại Bàng. Chúng tôi hiện đang có nhiều tin đăng cho thuê văn phòng tại các vị trí đắc địa với mức giá cạnh tranh. Các văn phòng này không chỉ có thiết kế hiện đại, tiện nghi mà còn đảm bảo vị trí thuận tiện, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn.
CEO Trần Thế Hùng, nhà sáng lập và điều hành website Nhadatdaibang.com, là một trong những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực bất động sản tại Việt Nam. Với nền tảng vững chắc từ nhiều năm kinh nghiệm, ông không chỉ am hiểu sâu sắc về thị trường bất động sản mà còn có tầm nhìn chiến lược giúp tạo dựng những giá trị bền vững cho khách hàng và đối tác. Dưới sự dẫn dắt của ông, Nhadatdaibang.com đã nhanh chóng phát triển và trở thành một trong những trang web uy tín nhất trong lĩnh vực bất động sản, cung cấp đa dạng các giải pháp nhà đất từ tư vấn, mua bán đến đầu tư.
#ceonhadatdaibang #adminnhadatdaibang #ceotranthehung #authornhadatdaibang #tacgianhadatdaibang #tacgiatranthehung
Thông tin liên hệ:
- Website: https://nhadatdaibang.com/
- Email: ceotranthehung@gmail.com
- Địa chỉ: 128 Đ. Thành Thái, Phường 12, Quận 10, Hồ Chí Minh, Việt Nam